Obieg dokumentów

Procesy w obiegu dokumentów

Procesy pozwalają stworzyć listę zależnych akcji, które mają zostać wykonane w danej kolejności. Na przykład dodanie dokumentu „Dokument przychodowy” (faktura) ma spowodować utworzenie zadania dla programisty w konkretnym projekcie. Dodanie dokumentu typ „Umowa” możemy ustawić, że ma dodać zadanie na kierownika projektu, który otrzyma zadanie zarchiwizowania dokumentów uzyskanych od klienta. Przewidywanie działań i ich automatyzacja przyspiesza prace zespołu co przekłada się na większe zyski.

Dzięki procesom nie musisz zastanawiać się co zrobić, gdy klient zapłaci fakturę lub prześle dokumenty. System automatycznie utworzy odpowiednie zadania, zamknie je i wykona inne akcje, które ustawimy. Fazy procesowe są przypisane do grup lub konkretnych użytkowników co od razu powiadamia właściwe jednostki o zadaniach do wykonania.

Procesami zarządzamy po wejściu w opcję menu:
Dokumenty -> Procesy

Szczegółowy opis poniżej w osobnym poddziale.

Lista przedstawia utworzone procesy przypisane do typów dokumentów. Lista posiada sortowanie kolumn, paginacje, zmianę ilości wierszy na stronę oraz wyszukiwarkę.

Lista faz pozwala na zmianę kolejności faz za pomocą strzałek góra/dół. Na liście widzimy akcje jakie zostaną wykonane i są to akcje, które ustawiliśmy podczas dodawania fazy w procesie. Na liście widzimy kolejność i nazwę a dodatkowo mamy 3 ważne kolumny:
Przydzieleni – Wyświetla przypisane osoby lub grupy do fazy.
Powiadomienie przed – Widzimy jaka grupa lub osoba zostanie powiadomiona przed wykonaniem fazy.
Powiadomienie po – Widzimy jaka grupa lub osoba zostanie powiadomiona po wykonaniu fazy.
Fazy możemy dowolnie edytować i usuwać, jeżeli uznamy, że są niepotrzebne.
G – grupy pracowników.
P – pracownicy.

Podczas dodawania fazy ustalamy jej nazwę; zakończenie fazy (wykonanie akcji); dostęp do zakładek dla osoby, która otrzyma zadanie w wyniku fazy; czas trwania; typ trwania oraz przydzieleni, powiadomienie przed, powiadomienie po.

Procesy zostały powiązane z typami dokumentów. Przy dokumentach jest button, który powoduje wyświetlenie procesu dostępnego w trakcie i zakończonego.


Przykładowe utworzenie procesu.
Należy wejść w menu: Dokumenty – Procesy.
Następnie dodajemy nowy proces. W tym celu klikamy button „Dodaj proces”.
W tym momencie otworzy się formularz tworzenia procesu.
Przykładowo stworzymy proces dla kierownika, który będzie kupował sprzęt do biura.



Po uzupełnieniu formularza naciskamy „Zapisz”. W tym momencie wrócimy na listę naszych procesów, gdzie jest nasz nowy proces.

Do procesu musimy dodać odpowiednie fazy. Załóżmy, że chcemy zrealizować automatyczny scenariusz kierownika, księgowej i prezesa w procesie zakupu sprzętu.
Po zakupie sprzętu przez kierownika zostaje przekazany dokument do księgowej, od księgowej jest przekazany do prezesa w celu akceptacji, po akceptacji wraca do księgowej w celu opłacenia.

Aby taki proces został wykonany automatycznie musimy dodać poprawne fazy. Dla naszego scenariusza potrzebujemy dodać 3 fazy.
Dodanie faz wykonamy klikając przycisk „fazy” w wierszu z naszym nowym procesem.
Obecnie dla naszego procesu nie mamy faz, ale w przypadku, gdy takie fazy mamy ujrzymy listę faz dla procesu gdzie możemy zmieniać kolejność wykonania co pokażemy poniżej.

W formularzu dodawania fazy uzupełniamy dane:
Nazwa – Określamy naszą nazwę dla danej fazy. U nas będzie to „Koszt zakupu sprzętu – sprawdzenie.”
Możliwe zakończenie fazy – Zadanie zostanie utworzone dla księgowej z ustawieniem parametru „możliwe zakończenie fazy” na: Zakończenie/Wykonanie i Akceptacja.
Dostępne zakładki – ?
Czas trwania – Zakładamy czas na wykonanie tego zdania osobie, która zostanie przypisana do nowego zadania w wyniku wykonania fazy. Wpisujemy np. 1
Typ trwania – Wybieramy typ godzinny lub dniowy. Zadanie może trwać godzinę lub dzień i w tym celu jest określana wartość czasu trwania. Dla przykładu ustawiamy godzinę.
Przydziel do zadania – Określamy jaka grupa lub osoba ma zostać przydzielona do zadania podczas wykonania fazy. Dla naszego scenariusza ustalamy, że ma to być księgowa.
Powiadomienie przed czasem zakończenia – Kierownik, który dodał dokument kosztowy zostanie powiadomiony przed zakończeniem tego procesu co się stało z zadaniem wynikającym z fazy.
Powiadomienie po czasie zakończenia – Kierownik, który dodał dokument kosztowy zostanie powiadomiony po zakończeniem tego procesu co się stało z zadaniem wynikającym z fazy.

Zapisana faza pokaże się na liście faz w naszym procesie.
Musimy dodać jeszcze dwie fazy stosując się do naszego przykładowego scenariusza.
Po wykonaniu zadania przez księgową i zakończeniu fazy musi zostać uruchomiona kolejna faza – faza przekazania dokumentu do sprawdzenia.
Tworzymy kolejną fazę z inną nazwą, możliwość zakończenia fazy ustawiamy na „Zakończenie/Wykonanie i Akceptacja”, pozostałe np. dostępne zakładki to (pliki, informacje, dokumenty, powiązania ). Czas trwania 1 godzina i typ trwania godzina. Przydziel do zadania – wybieramy prezesa. W powiadomieniu przed i po czasem ustawiamy godzinę i naszą księgową.
Musimy stworzyć kolejną fazę dla księgowej aby dokonała zapłaty za fakturę kosztową po sprawdzeniu przez prezesa i jego akceptacji. Tworzymy nową fazę, gdzie możliwość zakończenia fazy ustawiamy na „Zakończenie procesu”, czas trwania „godzina”, typ trwania „godzina”, przydziel do zadania – tu wybieramy księgową, powiadom przed i po ustawiamy naszego kierownika od którego wyszło uruchomienie procesu i faz przez dodanie dokumentu kosztowego w projekcie Sprzęt.
Nasze fazy wyglądają następująco:

Przykładowe zdarzenie wynikające z procesu.
Logujemy się na nasze konto kierownika i dodajemy dokument kosztowy. Po poprawnym dodaniu dokumentu kosztowego logujemy się na konto księgowej.
Nasza księgowa po chwili otrzyma komunikat o nowym dokumencie kosztowym u góry w powiadomieniach.


Możemy otworzyć powiadomienie i przejść do zadania, które powstało.
Dodatkowo na kalendarzu zadań księgowej zostanie utworzone nowe zadanie.

Klikając na nazwę zadania zobaczymy okienko popup w którym możemy dodać komentarz lub przejść do zadania.

Po przejściu do zadania możemy otworzyć dokument kosztowy i sprawdzić jego poprawność. Po sprawdzeniu i zakończeniu czynności księgowych zakańczamy proces co spowoduje uruchomienie kolejnej fazy. Kolejna faza to przekazanie dokumentu prezesowi.


Zakończenie/Wykonanie i Akceptacja jest to opcja, którą dodaliśmy w procesie tworzenia fazy.

Po zakończeniu i wykonaniu akceptacji logujemy się na konto prezesa.
Na kalendarzu prezesa widzimy nowe zadanie tak jak to miało miejsce w przypadku konta księgowej.
Widzimy nowy dokument kosztowy i notyfikację o przypisaniu do zadania.
Prezes po przejściu do zadania widzi, że księgował zaakceptowała zadanie. Prezes może wpisać swój komentarz oraz sprawdzić dokument kosztowy.

Prezes ma dostępne trzy akcje procesu zgodnie z tym co zostało ustalone w fazie.

Wybieramy akceptację co spowoduje przejście zadania do księgowej, która ma opłacić fakturę i zamknąć zadanie.



Kierownik, który dodał dokument na bieżąco jest informowany o tym co się dzieje ze sprawą. Wszystkie powiadomienia są widoczne w notyfikacjach systemowych.

*Opisane funkcje mogą częściowo nie odzwierciedlać opisanej funkcjonalności, gdyż aplikacja jest szybciej rozwijana niż dokumentacja.

Pozostałe kategorie

Aplikacja

Tworzenie i edycja faktur wraz z szablonami.

CRM – Kontrahenci

Zarządzanie pracownikami aplikacji.

Nawigacja