Faktury FutureCRM

Faktury i zarządzanie szablonami

Wystawianie faktur nigdy nie było tak proste! Pokażemy Ci jak łatwo tworzyć szablony faktur, faktury (proforma, VAT, zaliczki, końcowe) oraz jak wystawiać korekty swoim kontrahentom.

Szablony faktur służą do wystawiania faktur zaliczkowych, końcowych, proform, vat oraz korekt – bez szablonu nie utworzymy żadnej faktury.
Szablon utworzymy klikając w menu zakładkę: Dokumenty -> Szablony, która otworzy widok tworzenia szablonów:

W przypadku, gdy nie mamy żadnego szablonu nastąpi wyświetlenie formularza dodawania (tak jak poniżej na pokazanym obrazku).
Pierwszy szablon zostaje domyślnie dodany do typu: Faktura VAT.

Dodając szablon należy uzupełnić następujące pola:

– Nazwa szablonu – Nazwa zostanie wyświetlona podczas wystawiania faktury na liście szablonów do wybrania.
– Format numerowania – Należy wpisać zmienną, która odpowiada za numer faktury $NR$ – Do zmiennej możemy dodać inne wartości takie jak miesiąc czy rok $NR$/m/y – dodatkowo można dodać dzień $NR$/d/m/y
Do numeracji można dodać dowolny tekst np. PROFORMA – $NR$/m/Y/\P\R\O\F\O\R\M\A
*UWAGA: Jeżeli wystawimy fakturę używając, któregoś z utworzonych szablonów jego edycja będzie ograniczona do wartości: (Osoba upoważniona, Miejsce wystawienia, Termin płatności). Przed użyciem szablonu możemy edytować wszystkie pola.
– Pierwszy numer – Jest to numer od jakiego zostanie rozpoczęta numeracja faktur, które wystawimy za pomocą szablonu. Domyślna wartość pola: 1.
– Osoba upoważniona – Należy wpisać Imię i Nazwisko osoby upoważnionej do wystawiania faktur. Dane będą widoczne na utworzonych fakturach.
– Miejsce wystawienia – Należy wpisać miejsce wystawienia / miejscowość.
– Termin płatności – Wpisując wartość 7 lub 14 (możemy wpisać dowolną liczbę) ustalamy termin zapłaty dla wystawianej faktury. Podczas tworzenia faktury data „Termin płatności” zostanie ustawiona automatycznie.
– Domyślna nota w uwagach – Informacja, która zostanie zapisana w tym miejscu pokaże się na wystawianych dokumentach. Informacja jest wymagana przy fakturach korektach zatem uzupełnienie tej wartości zaoszczędzi nasz czas.

Poniższy obrazek przedstawia przykładowe uzupełnienie formularza dodawania szablonu faktur.:
Po poprawnym uzupełnieniu formularza i zapisaniu zostaniemy przeniesieni na listę szablonów faktur.
Aby wystawiać faktury dodanym szablonem musi on zostać zatwierdzony – w celu zatwierdzenia klikamy niebieski przycisk:

Po zatwierdzeniu szablonu możemy ustawić, aby został domyślnym szablonem konkretnego typu faktur.
Po ustawieniu szablonu jako domyślny nie mamy możliwości dezaktywacji szablonu. Opcja dezaktywacji pojawi się, wtedy kiedy wybierzemy inny szablon jako domyślny.
Odświeżenie listy szablonów wyświetli nam opcje wybrania typu szablonów.
Pozostałe szablony dla faktury zaliczkowej, końcowej, proformy i korekty tworzymy analogicznie jak do faktury VAT.

Jeżeli nasz utworzony szablon nie został jeszcze użyty do wystawienia faktury to istnieje możliwość jego usunięcia ikoną śmietniczka.
Listę faktur wyświetlimy przechodząc do zakładki menu: Dokumenty -> Faktury.
Faktury możemy sortować po kolumnach danych oraz wyszukiwać za pomocą wyszukiwarki na liście.
Domyślnie lista faktur ma zaznaczony typ „Faktura VAT” oraz obecny miesiąc kalendarzowy wraz z rokiem.
Lista faktur może wyświetlać faktury VAT, proforma, zaliczkowe, końcowe i korekty dla danego roku i miesiąca.
Lista faktur posiada zaawansowane wyszukiwanie faktur, gdzie możemy wybrać daty i kontrahenta, którego faktur szukamy.

Lista faktur:

Wyszukiwanie faktur:
Wynik wyszukania pokaże nam listę faktur na naszej liście lub brak.

Faktury posiadają statusy takie jak:
Oznacza, że faktura została opłacona – po utworzeniu faktury VAT z proformy obie faktury mają taki status.
Status pojawi się wtedy kiedy zostanie przypisana większa kwota niż znajduje się na fakturze.
Faktura nie opłacona z brakiem zaksięgowanej wpłaty.
Faktura do której klient wpłacił część środków.
Powyższe statusy możemy ustawić ręcznie podczas tworzenia / edycji faktury lub poprzez import transakcji z banku.

Nasza lista faktur posiada szybkie funkcje dla każdej faktury:
Edycja faktury – edycja pozwoli na zmianę wszystkich danych faktury.

Podgląd faktury.

Drukuj – zapisuje plik PDF faktury.

Pokaż płatność – wyświetli powiązane importy płatności do faktury.

Opłać ręcznie – Oznacza fakturę jako opłaconą na liście faktur (nie zmienia pliku PDF).

Przejdź do powiązanego dokumentu

Przejdź do dokumentu źródłowego

Faktury posiadają na liście odpowiednie statusy
Jeżeli ustawimy przykładowo rok 2016 i miesiąc 09 a następnie naciśniemy guzik „Nowa Faktura VAT” to tworzony dokument będzie miał właśnie taki rok i miesiąc co można zmienić klikając kalendarzyki.
Do wystawienia faktury potrzebujemy szablony, które utworzyliśmy wcześniej. W celu wystawienia faktury lub sprawdzenia wystawionych faktur musimy przejść do zakładki Dokumenty -> Faktury.

Fakturę utworzymy klikając przycisk „Nowa Faktura VAT” lub „Nowa Faktura PRO FORMA” – przejdziemy do nowego widoku z formularzem tworzenia faktury.
Formularz tworzenia faktury możemy podzielić na trzy sekcje.
Pierwsza sekcja to daty i oznaczenie faktury jako opłacona całościowo lub częściowo.
Możemy zmienić daty fakturowania, sprzedaży (to data otrzymania zaliczki), wystawienia oraz termin płatności. Dodatkowo możemy wybrać walutę płatności zmienić miejsce wystawienia i osobę upoważnioną do wystawienia faktury – domyślne wartości pobrane z szablonu faktury.
Zaznaczenie opcji „Zwolniony od podatku VAT” dodaje do uwag stosowny komunikat i usuwa kolumnę VAT w pozycjach faktury.

Druga sekcja to dane firmy wystawiającej faktury, gdzie możemy zmienić bank/numer konta na który nasz klient będzie dokonywał wpłaty oraz wyszukać i dodać kontrahenta.


Bank wybieramy po kliknięciu listy rozwijalnej przy napisie „Dane bankowe”, jezeli brakuje nam naszego banku możemy go dodać przyciskiem „Banki”, który ukaże nam listę banków/kont, jakie mamy przypisane do swojego konta. W tej sekcji wybieramy również kontrahenta, któremu wystawiamy fakturę – wybranie kontrahenta następuje po wpisaniu kodu / danych kontrahenta w pole combo, jeżeli nie pamiętamy kodu / danych kontrahenta lub nie jesteśmy pewni czy jest on dodany klikamy przycisk „Kontrahenci” gdzie mamy możliwość wyszukania kontrahenta lub jego dodania. (jak dodać kontrahenta?)


Trzecia sekcja odpowiada za pozycje na fakturze.
Podczas dodawania pozycji na fakturze wpisujemy dane:
– Nazwa – Maksymalna wartość do: 200 znaków.
– Ilość – Wartość wpisywana cyframi z obsługą do czterech miejsc po przecinku (1,0004).
– Jednostka miary – domyślna wartość to „szt.” możemy tu wpisać inną wartość.
– Stawka VAT – mamy kilka wartości do wybrania: 0,5,7,8,22,23,NP,ZW
– Wpisujemy netto lub brutto (wartość wpisana w dane pole przeliczy podatki w jedną lub drugą stronę – pole obsługuje do 2 miejsc po przecinku)
– Rabat% – pole obsługuje do 2 miejsc po przecinku.
– Uwagi – Możemy wpisać uwagi do 500 znaków. Domyślnie jest wprowadzana wartość z szablonu faktury.

Dodatkowa pozycję na fakturze dodajemy po kliknięciu guzika „Dodaj pozycję”


Gdy mamy już poprawnie wprowadzone dane należy nacisnąć przycisk „Zapisz”
Po poprawnym utworzeniu faktury zobaczymy podgląd faktury jeszcze przed wydrukiem do PDF.

Ta strona ma jedynie charakter poglądowy. W celu wydruku należy użyć funkcji „Drukuj” klikając ikonkę drukarki.

W tym momencie możemy sprawdzić poprawność danych, zapisać plik PDF. Po zapisaniu pliku PDF możemy wysłać fakturę do klienta klikając kopertkę w podglądzie faktury. (przykładowy plik PDF faktury VAT)
Kliknięcie guzika „Powrót” spowoduje przejście do widoku listy faktur, gdzie zobaczymy naszą fakturę.
W podglądzie faktury widzimy datę ostatniej modyfikacji faktury – domyślnie jest tam wpisana data utworzenia faktury. Dopiero po faktycznej edycji data się zmieni.
Podgląd faktury włączymy przechodząc do zakładki Dokumenty -> Faktury

Podgląd faktury pozwoli na sprawdzenie poprawności danych, ale również na:
Usunięcie faktury
Edycji faktury
Utworzenie faktury VAT lub korekta.
Drukowanie PDF
Wysłanie faktury na email kontrahenta.
Na fakturze widzimy nasze dane, dane kontrahenta i pozycje faktury wraz z podsumowaniem.
Edycję faktury włączymy przechodząc do zakładki Dokumenty -> Faktury a następnie klikamy ikonkę ołówka przy danej fakturze, którą chcemy edytować.
Podczas edycji faktury możemy zmienić dosłownie wszystko, daty, dane upoważnionego, dane kontrahenta, pozycje faktury, oznaczyć opłacenie, dodać uwagi.
Jedyne czego nie możemy zmienić to numer faktury i danych wystawiającego fakturę „Dane firmy”.

Po zmianie wartości należy zapisać zmiany:
Musimy uruchomić widok z listą faktur proforma. W celu wyświetlenia listy proform musimy wejść w menu Dokumenty -> Faktury a następnie wybrać typ faktury na „Faktura PRO FORMA”

W tym momencie zobaczymy faktury proformy.

Aby utworzyć fakturę VAT z proformy musimy wejść w podgląd faktury proforma
Po uruchomieniu podglądu należy kliknąć ikonkę pioruna , który uruchomi widok tworzenia faktury VAT z proformy. W tym momencie możemy zmienić dane kontrahenta oraz skorygować pozycje, które znajdą się finalnie na fakturze VAT, możemy zmienić daty oraz dopisać uwagi. Ważne jest aby oznaczyć fakturę jako „Pokaż opłacone/częściowo” i wpisać wartość w pole „Kwota opłacona”.
Po poprawnym utworzeniu faktury VAT mamy jej podgląd

W fakturze proforma dojdzie nam informacja o tym, że jest do niej utworzony inny dokument
Po utworzeniu faktury VAT do proformy nie mamy możliwości jej uśnięcia. Możemy ją ewentualnie edytować. Usunięcie proformy będzie możliwe po usunięciu faktury VAT, która jest powiązana z proformą.
W celu wystawienia korekty musimy uruchomić widok z listą faktur VAT. W celu wyświetlenia listy faktur VAT musimy wejść w menu Dokumenty -> Faktury a następnie wybrać typ faktury na „Faktura VAT”

Do faktury, której chcemy utworzyć korektę musimy wejść i w tym celu klikamy na podgląd
Po uruchomieniu podglądu należy kliknąć ikonkę pioruna , który uruchomi widok tworzenia faktury korekta na podstawie faktury VAT.

W formularzu korekty wybieramy szablon korekty oraz: okres fakturowania, data sprzedaży, data wystawienia (korekty), termin płatności (to termin w którym mamy oddać klientowi pieniądze lub w którym klient ma dokonać dopłaty). miejsce wystawienia korekty oraz osoba upoważniona.
Możemy zmienić Dane firmy (naszej firmy wystawiającej korektę) oraz Dane kontrahenta, któremu wystawiamy korektę.
Istnieje również możliwość zmiana pozycji i jej wartości.
Na korekcie musimy podać przyczynę korekty
Formularz tworzenia korekty:






Fakturę korekta możemy wydrukować lub podczepić inny dokument klikając ikonkę:
Faktury korekty posiadają swoje statusy:
Status pojawia się wtedy kiedy my mamy dokonać zwrotu środków wpłaconych przez klienta.
Status pojawia się wtedy kiedy klient musi dokonać dopłaty do faktury.
Status pojawia się wtedy kiedy zmienialiśmy na przykład dane klienta bez zmian kwot i wartości na pozycjach faktury.
(przykładowa korekta do pobrania PDF)
Fakturę zaliczkową wystawimy z listy faktur: Dokumenty -> Faktury. Nad lista faktur należy kliknąć przycisk „Nowa Faktura Zaliczkowa”.
W tym momencie zostajemy przeniesieni do formularza tworzeni faktury zaliczkowej.
Wybieramy szablon faktury zaliczkowej – Jeżeli wcześniej ustawiliśmy domyślny szablon dla faktur zaliczkowych to zostanie on wybrany automatycznie. Szablon możemy zmienić na inny dostępny z listy.
Wybieramy poprawne daty dla okresu fakturowania, wystawienia, sprzedaży.
Możemy zmienić osobę upoważnioną oraz miejsce wystawienia (wartości pobierane z szablonu).

W danych firmy możemy wybrać bank, jeżeli posiadamy kilka rachunków dodanych do naszego konta administracyjnego.
Do wystawienia zaliczki należy wybrać kontrahenta.

Do zaliczki wpisujemy pozycje.
Zaliczka składa się z pozycji zamówienia oraz pozycji zaliczkowych.
W pozycjach zamówienia należy wpisać pozycje z faktycznym kosztem. W pozycjach zaliczkowych należy wpisać pozycje oraz kwoty zaliczek jakie mamy otrzymać od klienta.


Faktura zaliczkowa jest oznaczona jako opłacona już w momencie utworzenia.
(przykładowa zaliczka do pobrania PDF)
Do faktury zaliczkowej możemy utworzyć kolejną fakturę zaliczkową, korektę oraz fakturę końcową.
Aby utworzyć kolejną fakturę zaliczkową należy otworzyć podgląd wcześniej utworzonej zaliczki i kliknąć ikonkę niebieskiego banknotu.

W tym momencie zostaniemy przeniesieni do formularza tworzenia nowej faktury zaliczkowej, gdzie zmieniamy pozycję zaliczki lub pozostawiam bez zmian.
Powiązanie między dwoma dokumentami jest widoczne na liście zaliczek oraz w podglądzie zaliczki.


Z podglądu faktury zaliczkowej możemy wystawić fakturę korektę oraz fakturę końcową.

faktura-korektaTworzenie faktury korekty.
Tworzenie faktury końcowej.
Utworzenie faktury końcowej wykonamy tylko z podglądu faktury zaliczkowej.




Podczas wystawiania faktury końcowej możemy zmienić wartość w „Pozycje faktury końcowej”. Domyślnie jest wpisywana wartość wpłaconej zaliczki lub suma wpłaconych zaliczek do danej pozycji.
Faktura końcowa może zostać wystawiona na 0, ale nie może być na minus.

W przypadku, gdy kwota końcowa będzie mniejsza od sumy wpłaconych zaliczek system poinformuje nas o tym stosownym komunikatem „Wartość otrzymanych zaliczek nie może być większa od wartości faktury końcowej. Przed wystawieniem faktury końcowej należy wystawić fakturę korygującą do faktury zaliczkowej pomniejszając kwotę otrzymanej zaliczki”.

Faktury końcowe są widoczne na liście po wybraniu typu faktur „Faktura końcowa”. Faktura, która jest do zapłaty.
Faktura oznaczona jako opłacona lub na 0.
(przykładowa faktura końcowa do pobrania PDF)
*Opisane funkcje mogą częściowo nie odzwierciedlać opisanej funkcjonalności, gdyż aplikacja jest szybciej rozwijana niż dokumentacja.

Pozostałe kategorie

Aplikacja

Główne funkcje systemu.

Pracownicy / ERP – Użytkownicy

Zarządzanie pracownikami aplikacji.

Nawigacja