Archiwizacja dokumentów

Archiwizowanie dokumentów

Moduł obsługi archiwum i obiegu dokumentów daje wiele możliwości a co najważniejsze przyśpiesza pracę z kontrahentami i pracownikami. Korzystając z tej wspaniałej funkcjonalności nie musisz już tracić czasu na pytanie wielu osób „księgowa”, „kadrowa”, „kierownik” co z daną sprawą tylko sam po kilku kliknięciach myszki widzisz co dokładnie się dzieje i na czym stanęło.

Możemy szybko odszukać katalog/obiekt z dokumentami, który nas interesuje. Katalog jest przypisany do konkretnego kontrahenta i posiada uprawnienia dla odpowiednich pracowników. Możemy przypisać wiele pracowników do danego kontrahenta. Nasze drzewo katalogów może posiadać wiele zagnieżdżeń np. możemy utworzyć katalog Klimatyzatory i dodatkowo pod-katalogi Wewnętrzne i Zewnętrzne. Rozdzielenie urządzeń pozwoli nam na prowadzenie osobnego archiwum dokumentów a co za tym idzie kontrolowania wydatków dla osobnej grupy urządzeń. Wspomniane drzewko wyświetla kontrahentów z podziałem na osobne adresy dzięki czemu każdy adres może posiadać indywidualne dokumenty, koszty, sprawy do załatwienia. Możemy usunąć dodany katalog, zmienić jego nazwę i opis oraz upoważnione osoby. Katalogi systemowe takie jak „kontrahenci”, „kontrahent” i „adres” pozwalają tylko na edycję uprawnionych użytkowników.

Różnica pomiędzy dokumentami ogólnymi a zaawansowanymi jest taka, że podczas tworzenia dokumentu zaawansowanego możemy wygenerować fakturę. Po zapisie jest utworzony dokument zawierający fakturę.

Tworząc dokument możemy przypisać fakturę lub od razu utworzyć ją w systemie a dodatkowo dodać plik z dysku. Dodane pliki posiadają funkcję archiwizacji co zawsze pozwala na dostęp do starszej wersji pliku. Każdy typ dokumentu posiada opcje listy plików, listę powiązanych dokumentów, notatek, procesów. Podczas tworzenia dokumentów mamy do wyboru kilka prostych typów; Ogólny, Przychodowy, Kosztowy, Wyposażenie, Protokół, Handlowy, Osobowy, Korespondencja, Umowa – każdy typ posiada swoje indywidualne wartości, które uzupełniamy w formularzu dodawania dokumentu.

W powiązanych dokumentach możemy zaznaczyć kilku kontrahentów. Podczas tej czynności mamy dodatkowe opcje takie jak wpisanie kwoty netto dla konkretnego powiązania co łatwo pozwala rozbić koszty na konkretne placówki. Powiązanie pozwala na wybranie typu relacji, możliwość czytania i zapisu.

Dokumenty możemy edytować oraz usuwać. Usunięte dokumenty tak naprawdę są ukryte na liście, ale nie zostają usunięte z bazy danych i istnieje możliwość ich wyszukania. Możemy wyszukiwać po typach dokumentów, numerze dokumentu, fladze „usunięty” oraz zawartości plików. Aby aplikacja mogła w pełni przeszukiwać pliki i ich zawartość zalecany jest zakup dodatkowej aplikacji Recognition ABBYY Server.

Dokumentami zarządzamy po wejściu w opcję menu:
Dokumenty -> Archiwum

Zakładka dokumentów posiada wyszukiwanie zaawansowane oraz drzewo kategorii z lewej strony.

Szczegółowy opis list poniżej w osobnym poddziale modułu dokumenty.

Archiwum dokumentów dzieli się na dwie główne sekcje.
Pierwsza sekcja to drzewo katalogów. Widzimy katalogi systemowe i te, które dodaliśmy sami. Katalogi systemowe to: Kontrahenci, Kontrahent, Adresy. Tych wartości nie możemy usuwać ani edytować. Edytować możemy jedynie dostęp tj. kto z użytkowników posiada dostęp do dokumentów w danym katalogu.
Po wybraniu danego kontrahenta lub adresu widzimy przypisane dokumenty. Jeden adres/kontrahent może posiadać wiele dokumentów.
Lewa lista katalogów może zostać szybko zwinięta oraz rozwinięta – ułatwia to szybkie odszukanie konkretnego katalogu.

Dodawanie nowego katalogu/obiektu wykonamy poprzez naciśnięcie plusika nad drzewem z prawej strony.
Podczas dodawania nowego obiektu uzupełniamy jego nazwę, typ, opis, wybieramy kontrahenta oraz z zakładki uprawnień zaznaczamy pracowników, którzy mają mieć dostęp.
Nowy typ obiektu możemy dodać w słowniku aplikacji.
Edycję nazwy, opisu oraz uprawnień wykonamy po użyciu opcji ołówka.

Otworzymy okienko popup. Aby zapisać zmiany należy kliknąć przycisk „Zapisz” w przypadku braku chęci zapisu klikamy „Anuluj”.

Drzewko katalogów posiada dodatkowe opcje takie jak: zmiana kolejności/ pozycji katalogu, dodawanie podkatalogów, usuwanie katalogu.
Dodanie nowego pod-obiektu przebiega jak tworzenie nowego obiektu. Formularz jest dokładnie identyczny.
Usunięcie obiektu usuwa jego pod-obiekty oraz zawarte dokumenty.
Kolejność na liście obiektów i pod-obiektów może być modyfikowana. Należy złapać katalog i puścić w wybranym miejscu (drag and drop).

Druga sekcja składa się z trzech głównych elementów. Dodawanie dokumentów, wyszukiwanie zaawansowane, lista dokumentów.

Dodawanie dokumentu.

Dodawanie dokumentu wykonamy klikając button „Dodaj dokument”. Button jest widoczny nad wyszukiwarką zaawansowaną. Kliknięcie buttona spowoduje otwarcie okienka popup.

Dodając dokument mamy do wybrania dokument prosty i zaawansowany podzielone na typy dokumentu. Różnica polega na tym, że dodając dokument zaawansowany możemy od razu utworzyć fakturę. Każdy rodzaj dokumentu posiada swój typ i indywidualny formularz dodawania dokumentu. Dokumenty proste posiadają swoje podtypy, które możemy dodawać w słowniku systemowym naszej aplikacji. Na przykład dodając dokument prosty „Przychodowy” mamy w formularzu do wybrania typ faktury, który jest pobierany z słownika. Dodając nową wartość do słownika (Typy dokumentów przychodowych) dodamy nową wartość do tego typu dokumentu.

Dodając dokument prosty mamy widoczne zakładki, które należy uzupełnić. (Informacje, Pliki, Notatki, Powiązania, Dokumenty)

Informacje – Uzupełniamy dane w zależności od typu dokumentu prostego. Kontrahent, wartości, status, typ, daty.
Pliki – Załączamy pliki z dysku, które dotyczą tego dokumentu.
Notatki – Możemy wpisać informację dla pracowników, którzy będą mieć dostęp do obiektu.
Powiązania – Dodany dokument możemy powiązać z wieloma obiektami. Możemy ustawić typ powiązania (wartości są pobierane z słownika „Typy powiązań”). Wpisujemy kwotę, która może zostać rozbita na różne obiekty – kwota netto. Dodatkowo określamy czy osoba z dostępem do obiektu może edytować dokument czy tylko czytać.

Dokumenty – W tym miejscu widzimy dokumenty powiązane – źródłowe i pochodne. Pochodne to takie, które dodaliśmy do naszego pliku głównego a źródłowe to pliki do których utworzyliśmy dokument dodatkowy (pochodny). W tym miejscu możemy przejść do edycji danego dokumentu oraz zobaczyć pliki.

Tworząc dokument zaawansowany tworzymy fakturę. Formularz tworzenia faktury jest taki sam jak przy tworzeniu faktury w module faktur.
Dokument dodany z opcji zaawansowanej ma dodany wpis w polu „Dotyczy” (Utworzony automatycznie podczas tworzenia dokumentu zaawansowanego.). Inne parametry powiązane z formularzem zaawansowanym zostaną automatycznie uzupełnione wartościami z faktury – na przykład; data sprzedaży, kontrahent, termin zapłaty.

Wyszukiwarka zaawansowana.

Wyszukiwarka zaawansowana jest widoczna w górnej części nad listą dokumentów.

Wyszukiwarka pozwala na; wybranie typu szukanego dokumentu, wpisanie numeru dokumentu (szuka też po nazwie), szukanie w usuniętych dokumentach. Wynik wyszukiwania jest widoczny na liście dokumentów poniżej.

Lista dokumentów.

Lista przedstawia dokumenty przypisane do konkretnych obiektów oraz wyniki wyszukiwarki zaawansowanej. Lista posiada sortowanie kolumn, paginacje, zmianę ilości wierszy na stronę oraz wyszukiwarkę (Aby aplikacja mogła w pełni przeszukiwać pliki i ich zawartość zalecany jest zakup dodatkowej aplikacji Recognition ABBYY Server).

Każdy wiersz na liście posiada aktywne akcje:
Edycja – Możemy edytować dodany dokument. Nie możemy edytować notatek w dokumencie i dokumentów powiązanych. Podczas edycji możemy zmienić załączony plik, zapisać go lub usunąć. Po usunięciu pliku powstaje nowa wersja bez pliku.
Pliki – Wyświetla listę plików. Możemy włączyć podgląd pliku oraz sprawdzić poprzednią wersję, jeżeli istniała. W przypadku braku poprzedniej wersji zobaczymy stosowny komunikat.







Dodaj dokument powiązany – Funkcja pozwala na utworzenie nowego dokumentu, który będzie powiązany z dokumentem bazowym. Dokument powiązany tworzymy tak samo jak nowy dokument prosty lub zaawansowany.
Notatki – Mamy podgląd na notatki a dodatkowo możemy dodać nową notatkę.
Procesy – Jest to lista procesów do wykonania po utworzeniu dokumentu danego typu. Procesy zostały opisane na stronie poniżej.
Usuń – Dokument zmienia flagę na usunięty, ale nie znika z systemu. Możemy wyszukać taki dokument używając flagi „”Szukaj w usuniętych” w wyszukiwarce zaawansowanej.
Podgląd pliku – Podgląd pliku jest możliwy, jeżeli w dokumencie jest jeden plik. Przy większej liczbie plików lub przy niewłaściwym formacie podgląd z lupki jest niedostępny.

Dodając dokument definiujemy nazwę i typ oraz wiele innych elementów, ale właśnie po nazwie i typie sprawdzamy, czy dokument już istnieje.
W przypadku gdy dodawany dokument istnieje, zostanie wyświetlone okienko. W okienku znajdziemy informację o istnieniu dokumentu oraz opcję, która pozwoli nam na sprawdzenie dokumentu, który istnieje.
Funkcja ma na celu wyeliminowanie duplikatów dokumentów.
Przykładowo dodajmy dokument o nazwie 45 i typie umowa (taki dokument już istnieje).




Wybieramy na przykład dokument ogólny.



Wpisujemy taką samą nazwę i wybieramy taki sam typ.



System wyświetli okienko.
W okienku widzimy informację, że taki dokument istnieje i możemy włączyć podgląd dokumentu/pliku.

Wyświetli się lista przypisanych plików do dokumentu.
Jeżeli w dokumencie nie ma pliku możemy zamknąć okienko z listą i dokończyć proces dodawania dokumentu/pliku poprzez zapisanie.

W dokumentach powstanie taki sam dokument, ale z załączonym plikiem.
Przy tworzeniu dokumentu nie musimy załączać pliku. Załączenie pliku zazwyczaj wykonujemy wtedy kiedy nie był dodany wcześniej.
W ten sposób unikniemy duplikowania i nie dodamy dokumentu bez pliku, jeżeli istnieje, gdyż nie ma takiej potrzeby.

Funkcja ma na celu ułatwienie zarządzanie dokumentami użytkowników.
Po wejściu w Dokumenty -> Archiwum zobaczymy sekcję systemową „Pracownicy”.
W sekcji widzimy wszystkich użytkowników systemowych.
Nazwę użytkownika możemy zmienić w opcji „Projekty -> Użytkownicy”.
Ołówek obok nazwy użytkownika pozwala na przypisanie dostępu użytkownika do obiektu. Klikając ołówek możemy nadać dostęp do użytkownika na przykład księgowej i kierownikowi.
Po wybraniu użytkownika widzimy dokumenty, które są do niego przypisane.

Nasz obiekt użytkownika w tym przypadku „Aldona” jest dodany w katalogu Samsung -> RTG GC85 i katalogu Urządzenia.
Wybierając obiekt możemy dodać dokument dla danego katalogu i dla konkretnego obiektu w tym przypadku jest to nasz użytkownik.


Na przykład chcemy dodać dokument dla użytkownika Aldona w katalogu pracownicy i w innych pozostałych katalogach gdzie został umieszczony obiekt Aldona. W tym celu możemy zaznaczyć/wybrać użytkownika Aldona w dowolnym widocznym katalogu. Po wybraniu obiektu (użytkownika) należy przystąpić do dodawania dokumentu. Aby nasz dokument był widoczny w każdym obiekcie użytkownika należy zaznaczyć opcję „Wszystkich wystąpień obiektu pracownika”.



Podczas dodawania dokumentu mamy domyślnie zaznaczoną opcję „Głównego obiektu pracownika (księgowość)” – Ta opcja powoduje, że dokument jest przypisany w katalogu „Pracownicy” i w tym przypadku byłby przypisany do pracownika Aldona.

Wszystkich wystąpień obiektu pracownika – Przypisuje dodany dokument wszędzie, gdzie występuje obiekt użytkownika „nazwa użytkownika”.
Głównego obiektu pracownika (księgowość) – Przypisuje dodany dokument do obiektu „nazwa użytkownika” w katalogu Pracownicy.

Dodatkowo możemy tworzyć dokumenty osobowe. Dokument osobowy pozwala na wybranie konkretnej osoby do której dodawany dokument jest przypisany.
Klikając na grupę lub obiekt dodajemy nowy dokument o nazwie „Osobowy”.
Przykładowo wybierzemy obiekt użytkownika Samsung -> RTG GC85.

Podczas dodawania dokumentu osobowego możemy wybrać pracownika do którego ma zostać przypisany dokument. Brak wyboru oznacza pozostawienie użytkownika, którego mieliśmy wybranego z lewej strony w drzewku obiektów.
Możemy dodać dokument do katalogu Samsung -> RTG GC85 bez wybierania użytkownika z obiektów po lewej stronie. Użytkownik może zostać wybrany z listy w okienku dodawania dokumentu.

Wszystkie relacje wynikające z wyborów obiektów, użytkowników i checkboxów (Wszystkich wystąpień obiektu pracownika, Głównego obiektu pracownika (księgowość)) widać w czasie rzeczywistym w zakładce „Powiązania”.


Katalogu „Pracownicy” nie możemy edytowąc. Nie usuniemy z tej sekcji użytkownika i nie dodamy. Możemy dodać obiekt użytkownika w innych katalogach, które na to pozwalają.
W naszym przypadku możemy dodać obiekt użytkownika do Samsung lub Urządzenia „Pomarańczowe katalogi”. Należy kliknąć plusik obok nazwy katalogu co spowoduje otworzenie okienka popup. W okienku wpisujemy nazwę, która ma być widoczna, opis i wybieramy użytkownika z listy.




Niekiedy istnieje potrzeba założenia obiektu użytkownika w katalogu. Funkcjonalność przyśpiesza zarządzanie dokumentami użytkowników w katalogach np. L4, czy umowami czasowymi między pracownikiem a firmą.

*Opisane funkcje mogą częściowo nie odzwierciedlać opisanej funkcjonalności, gdyż aplikacja jest szybciej rozwijana niż dokumentacja.

Pozostałe kategorie

Aplikacja

Tworzenie i edycja faktur wraz z szablonami.

CRM – Kontrahenci

Zarządzanie pracownikami aplikacji.

Nawigacja